Tổ chức sự kiện - Công ty tổ chức tiệc lưu động Tiecgiadinh.com

4.7/5 - (4 votes)

Sự kiện là một trong những hoạt động gần như có ở tất cả các doanh nghiệp nó có thể là sinh nhật, tất niên, các buổi hội nghị – hội thảo,…. Với nhu cầu ngày càng lớn nó là nguồn động lực thúc đẩy để dịch vụ tổ chức sự kiện phát triển như hiện nay.

Dịch vụ tổ chức sự kiện là gì ?

Trước tiên ta sẽ cùng nhau xem thử tổ chức sự kiện về bản chất nó là gì trước đã nhé. Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện là một việc mà cá nhân hay tổ chức nào đó thực hiện các chương trình từ khâu lên ý tưởng cho đến khi hoàn thiện. Với các nội dung cơ bản bao gồm: Ý tưởng, lên kế hoạch, thiết kế, chuẩn bị và tổ chức.

Có rất nhiều hoạt động tổ chức sự kiện ở hầu hết các lĩnh vực như: Xã hội, cá nhân, thể thao, giải trí, kinh tế… dưa vào các hình thức thực hiện roadshow, họp báo, triển lãm, lễ hội… với mục đích cuối cùng là truyền đi các thông điệp mà người làm sự kiện muốn họ nhận được.

Như vậy, dịch vụ tổ chức sự kiện là hoạt động kinh doanh mà các doanh nghiệp đứng ra thực hiện các chương trình mà một khách hàng nào đó yêu cầu tùy theo hình thức mà người đó mong muốn.

Tổ chức sự kiện là gì

Vai trò của dịch vụ tổ chức sự kiện và các loại hình thường gặp

Dịch vụ tổ chức sự kiện đóng một vai trò hết sức quan trọng trong các chiến lược kinh doanh của hầu hết công ty. Do đó, nó như là cầu nối để các doanh nghiệp quảng bá thương hiệu đến gần hơn với khách hàng của mình.

Như bạn đã biết, thì khi một công ty tổ chức sự kiện sẽ phải triển khai từ A – Z tất cả các công đoạn mà khách hàng mong muốn. Vậy ngoài vài trò trên nó còn có thể làm được gì nữa bạn có biết ?

Vai trò – mục đích khi tổ chức sự kiện

Về cơ bản nó sẽ có cho mình 2 mục đích chính gồm:

Hỗ trợ truyền thông, quảng bá thương hiệu và hình ảnh các sản phẩm, dịch vụ của công ty. Tăng nhận thức của công chúng đối với doanh nghiệp.
Tăng doanh số bán hàng với các chính sách phân phối và quảng cáo sản phẩm trực tiếp.

Vai trò tổ chức sự kiện

Các loại hình sự kiện thường gặp

Có thể bạn chưa biết, ở các nước có nền kinh tế phát triện, họ dựa vào các sự kiện để phát triển doanh nghiệp rất nhiều. Nó được xem như là một chiến lược Marketing cực kỳ hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi tham khảo sẽ có các hình thức sự kiện nào được tổ chức nhé.

Activation Event (Product Launch Event): Sự kiện ra mắt sản phẩm
Event show: Các sự kiện biểu diễn
Corporate events: Các sự kiện doanh nghiệp như hội thảo, hội nghị, sinh nhật….
Concerts/live performances: Các sự kiện biểu diễn trực tiếp như đêm nhạc, kịch…
Seminars: Các buổi hội thảo về một chuyên đề nào đó.
Sporting events: Sự kiện, hoạt động thể thao.
Brand and product launches: Những sự kiện liên quan đến thương hiệu, dịch vụ, sản phẩm….
Trade fairs: Hội chợ thương mại
Promotional events: Các sự kiện khuyễn mãi thương mại
Shopper Event: Sử kiện tại các cửa hàng
Press release: Các hoạt động PR, thông cáo báo chí, truyền thông….
Government events: Sự kiện nhà nước
Social and cultural events: Tổ chức các sự kiện văn hóa, xã hội….
Bussiness event: Giới thiệu về các sự kiện liên quan đến kinh doanh.
Fundraising events: Sự kiện gây quỹ
Exhibitions: Triển lãm sản phẩm
Festive events: Các lễ hội
Meetings: Các buổi gặp gỡ
Workshops: Bán hàng
Conventions: Sự kiện tổ chức theo kiểu hội nghị
Marketing events: Sự kiện có liên quan đến hoạt động Marketing.
Entertainment events: Sự kiện giải trí
Conferences: Hội thảo, hội họp

Các hình thức tổ chức sự kiện

Quy trình triển khai và tổ chức sự kiện của các công ty dịch vụ

Để có được một chương trình, sự kiện diễn ra thành công thì kế hoạch cùng với một quy trình được triển khai một cách chi tiết là điều không thể thiếu. Khi bạn làm được điều này nó sẽ hạn chế tối đa các rủi ro và phát sinh không đáng có.

Bạn có thể tham khảo về quy trình tổ chức sự kiện của Tiệc Gia Đình ở dưới đây nhé.

Xác định mục tiêu cho chương trình, sự kiện

Không chỉ khi thực hiện chương trình, sự kiện mà ngay cả khi bạn làm bấ cứ công việc gì đều phải xác định được cho mình mục tiêu thực hiện.

Khi bạn xác định được mục tiêu, coi như bạn đã tìm được cho mình hướng đi. Giờ chỉ cần xác định các nhiệm vụ để có thể hoàn thành mục tiêu đó mà thôi. Công việc này thường sẽ do leader hoặc quản lý thực hiện.

Thành lập đội ngũ tổ chức sự kiện

Sau khi bạn đã có được cho mình mục tiêu, thì việc tìm kiếm và thành lạp một team để thực hiện là việc cần làm tiếp theo. Thông thường mỗi sự kiện đều có khá nhiều đầu công việc khác nhau, do đó bạn nên tìm những người có thế mạnh từng lĩnh vực để phù hợp với nội dung mà mình muốn thực hiện.

Một đội ngũ tốt, có tâm sẽ là điều cực kỳ hữu ích để sự kiện được diễn ra suôn sẻ. Đối với các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện như chúng tôi, thì hầu hết các bạn đều đã được sắp xếp vào một phong bạn nên tùy vào nội dung công việc mà trường phòng sẽ điều phối.

Xác định khoảng thời gian, địa điểm và các thành phần tham dự sự kiện

Đối với mỗi sự kiện sẽ có cách xác định thời gian khác nhau. Có những chương trình thì bắt buộc phải làm đúng vào mốc thời gian đó, nhưng cũng có các sự kiện bạn có thể chủ động trong vấn đề này.

Cũng khá tương đồng với thời gian, thì địa điểm cũng tượng tự như vậy. Bạn nên cân nhắc để lựa chọn một nơi nào đó cho phù hợp với số lượng tham gia cũng như tính chất và mục tiêu của sự kiện.

Quy trình tổ chức sự kiện

Lên chủ đề cho việc tổ chức sự kiện

Khi bạn xác định được chủ để của buổi sự kiện, thì việc bạn lập kế hoạch cũng như các hoạt động sẽ gần như xoay quanh chủ đề này. Do đó, chủ đề là một yếu tố cực kỳ quan trọng, giúp cho chương trình được diễn ra suôn sẻ.

Bạn có thể lên chủ đề theo mục tiêu, dựa theo không gian – thời gian, dựa theo nội dung… bạn có tạo ra một cái tên ngắn gọn, xúc tích để gây ấn tượng mạnh nhất nhé.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện công ty

Sau khi đã tổng hợp được các thông tin gồm: Nội dung sự kiện, thời gian và địa điểm tổ chức giờ sẽ là bước để xây dựng kế hoạch.

Với một bảng kế hoach chi tiết ngoài 3 yếu tố kể trên bạn nên có mục người phụ trách cho từng hạng mục thời gian. Như vậy bạn luôn theo sát được tình hình chuẩn bị cũng như thực hiện.

Xác định ngân sách sẽ tổ chức sự kiện

Thường thì ngân sách sẽ do khách hàng hoặc cấp trên đưa ra cho bạn một con số. Rồi dựa vào đó để chi tiêu và tổ chức các sự kiện cho hợp lý.

Hầu hết, để có được con số tốt nhất bạn nên lập cho mình một bản dự trù kinh phí. Như vậy vừa có thể biết được số tiền mình cần chi, bên canh còn có cái để trình với cấp trên và xin kinh phí nhé.

Mời tài trợ các sự kiện quan trọng

Đối với các sự kiện nội bộ thì điều này sẽ không có. Hầu hết dựa vào ngân sách mà công ty đề ra.

Nhưng các sự kiện xã hội, kinh doanh, âm nhạc, thể thao… thì bạn có thể kêu gọi tài trợ từ các doanh nghiệp khác. Để trả lời được câu hỏi làm thế nào để mời tài trợ thì ta cần giả đáp một số vấn đề như sau:

Sự kiện bạn tổ chức đại diện cho doanh nghiệp, cá nhân nào ?
Những đối tác mà bạn hướng đến là ai ?
Cần tìm hiểu những gì về các đối tác ?
Múc đích của việc này là gì ?

Sau khi đã có cho mình câu trả lời, thì bạn thiết kế cho mình một bộ hồ sơ xin tài trợ chi tiết với hình ảnh và nội dung. Sau đó hãy soạn một email thật chi tiết, ngắn gọn, xúc tích đảm bảo người đọc dễ hiểu dễ hình dùng. Sau khi đã có được điều này, thì ta chỉ cần gửi email đính kèm thêm hồ sơ và một vài lợi ích nữa là được rồi.

Truyền thông cho sự kiện

Để sự kiện diễn ra thì đối tượng tham dự và hướng đến là điều mà không thể nào thiếu được. Hiện nay có rất nhiều kênh thông tin gồm Online và Offline để bạn có thể sử dụng làm truyền thông hiệu quả.

Hãy cân nhắc để lựa chọn phương pháp nào phù hợp nhất với mục tiêu mà bạn đề ra là được.

Tổ chức sự kiện theo kế hoạch dựng sẵn

Sau khi đã có trong tay tất cả, thì việc tiếp theo là cùng đồng đội để thực hiện chương trình ngay thôi nào.

Nếu bạn là một leader thì hãy tin tưởng vào các cộng sự của mình, để giao cho họ thực hiện nhé. Đừng nên can thiếp quá nhiều, như vậy sẽ càng làm cho sự kiện dễ bị rối hơn mà thôi.

Tham khảo thêm một số dịch vụ khác:

>> Dịch vụ đặt tiệc tại nhà giá rẻ

>> Dịch vụ tổ chức tiệc công ty, cơ quan

Đánh giá, rút kinh nghiệm sau chương trình

Chắc hẳn một điều, sau mỗi chương trình hay sự kiện đều sẽ có những điểm không tốt, không đạt với yêu cầu.

Nhưng khi đánh giá, đừng quá nên soi mói vào điều đó mà ta chỉ nhắc nhẹ và dựa trên tổng thể để nhận xét về việc tổ chức sự kiện. Hãy tạo cơ hội để cho mọi người có thể rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức sau.

Dịch vụ tổ chức sự kiên khai trương

Giới thiệu dịch vụ tổ chức sự kiện – Tiệc Gia Đình

Tiệc Gia Đình là một trong những doanh nghiệp tổ chức sự kiện hàng đầu tại TP.HCM. Chúng tôi đã có 10 năm hoạt động trong lĩnh vực này và đã thực hiện cho rất nhiều ngành nghề, doanh nghiệp khác nhau.

Các hoạt động thường được chúng tôi thực hiện có thể kể đến như: lễ khởi công, khánh thành, sinh nhật – tất niên công ty, lễ ra mắt sản phẩm…

Với đội ngũ nhận sự giàu kinh nghiệm và năng lực cao cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, sáng tạo và thành công nhất.

Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói của Tiệc Gia Đình bao gồm:

Lên ý tưởng cho sự kiện.
Xin giấy phép thực hiện
Tìm và thuê địa điểm tổ chức
Cung cấp các trang thiết bị tổ chức sự kiện cần thiết như âm thanh, ánh sáng…
Truyền thông, quảng cáo sự kiện bằng hình thức online và offline.
….

Công ty tổ chức sự kiện

Với dịch vụ tổ chức sự kiện của mình, Tiệc Gia Đình luôn tin tưởng sẽ đáp ứng được cho tất cả các khách hàng của mình. Nếu bạn đang cần sự tư vấn chính xác hãy liên hệ ngay cho chúng tôi theo thông tin dưới đây nhé

Trụ sở: Số 439/6 Đ.Điện Biên Phủ, P.25, Q.Bình Thạnh, Tp.HCM
Email: trongan@gmail.com
Hotline: 0938.130.178

Chúc bạn thành công với những chia sẻ về dịch vụ tổ chức sự kiện ở trên !

Một số hình ảnh tổ chức sự kiện